Legal Notice
Privacy Policy
Quando si utilizza l’applicazione FROMM Virtual Assistance (“app di assistenza”) edita da FROMM System GmbH (“FROMM System” o “noi”), vengono raccolte diverse informazioni con cui è possibile identificare personalmente l’utente e altri soggetti coinvolti (“interessati”). Poiché prendiamo molto seriamente la protezione dei dati personali degli interessati, trattiamo tali dati con la massima riservatezza e in conformità con le disposizioni di legge sulla privacy. Le seguenti informazioni forniscono una panoramica sul trattamento dei dati personali nell’ambito dell’utilizzo previsto dell’app di assistenza (risposta da parte dei dipendenti del Gruppo FROMM alle richieste di assistenza dei clienti). Facciamo inoltre presente che la trasmissione di dati su Internet (ad esempio durante la comunicazione con il nostro server) può presentare lacune di sicurezza e l’app di assistenza potrebbe essere utilizzata in contrasto con l’uso previsto. Non ci è pertanto possibile proteggere completamente i dati dall’accesso di terzi.
Chi è responsabile della raccolta dei dati all’interno dell’app di assistenza?
Il trattamento dei dati all’interno dell’app di assistenza viene effettuato dallo sviluppatore della stessa, ovvero da:
FROMM System GmbH
Neulandstraße 10
D-77855 Achern
Germania
As data protection officer has been appointed:
Peter Dippold, who can be contacted at datenschutz@frommsystem.de or at +49-7221-3577374
Come raccogliamo i dati dell’utente?
I dati vengono raccolti in vari modi, da un lato quando l’utente ce li fornisce, ad esempio immettendoli direttamente nell’app di assistenza, come i messaggi della chat, dall’altro vengono raccolti dopo che l’app di assistenza ha ottenuto l’accesso alla memoria del dispositivo dell’utente, ad esempio per fornire e archiviare documenti come disegni tecnici o simili.
Infine, i dati vengono raccolti automaticamente dai nostri sistemi informatici quando l’app di assistenza viene utilizzata. Si tratta principalmente di dati tecnici (ad esempio tipo di dispositivo mobile, sistema operativo oppure orario dell’utilizzo). Questi dati vengono raccolti automaticamente non appena si utilizza l’app di assistenza.
A cosa ci servono i dati?
I dati vengono raccolti principalmente per consentire all’utente di usufruire del servizio e per fatturare i nostri servizi.
Download dell’app di assistenza
Quando si scarica l’app di assistenza, vengono trasferite all’App Store solo le informazioni necessarie, e in particolare:
FROMM System non ha alcuna influenza sulla raccolta, il trattamento e l’utilizzo dei dati personali nel contesto della registrazione e del download dall’App Store e del software dell’App Store. A tal proposito l’unico responsabile è il gestore del rispettivo App Store. Per ulteriori informazioni si prega pertanto di contattarlo direttamente.
I dati non vengono trasmessi ad Apple o Google.
Attivare l’app di assistenza e comunicare con i tecnici dell’assistenza del Gruppo FROMM
Tramite l’app di assistenza, gli utenti possono comunicare con i tecnici dell’assistenza del Gruppo FROMM via audio e video. Il primo contatto, tuttavia, non può essere stabilito tramite l’app, ma in un altro modo, ad esempio per telefono. Prima di contattare qualsiasi impresa del gruppo FROMM, si prega di leggere le disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati pubblicate sul sito web della rispettiva impresa. Quando si invia una richiesta di contatto, i responsabili del trattamento dei dati saranno le rispettive società del gruppo FROMM.
Dopo una prima conversazione telefonica, è possibile fornire al tecnico dell’assistenza del Gruppo FROMM un numero di sessione personale e non riproducibile per avviare la trasmissione audio e video. L’accesso da parte dell’app di assistenza alla memoria/funzionalità del dispositivo avviene solo se l’utente ci concede l’autorizzazione all’accesso a tale scopo (per ulteriori dettagli si veda il paragrafo 3 della presente informativa sulla privacy). L’app di assistenza supporta sia la comunicazione audio che video, per cui, durante la conversazione con il tecnico dell’assistenza del Gruppo FROMM, è possibile disattivare altri mezzi di comunicazione.
Utilizzo dell’app di assistenza
L’app può essere utilizzata senza registrazione e senza creare un account utente all’interno dell’app stessa, tuttavia, durante la comunicazione con il server, l’app di assistenza trasmette automaticamente dei dati, che vengono memorizzati automaticamente dal server in cosiddetti file di log. Tali dati sono:
La raccolta dei dati rispetta, se i dati presentano un riferimento personale, l’art. 6 par. 1 lettera f) dell’RGPD. Il nostro interesse legittimo consiste nella visualizzazione senza problemi tecnici dell’app di assistenza e nella sua ottimizzazione e a questo scopo ci occorre raccogliere i file di log del server. Questi dati non vengono tuttavia incrociati con dati provenienti da altre fonti.
Trasmissione dei dati
Il software e l’infrastruttura informatica dell’app di assistenza sono gestiti da un fornitore di servizi esterno (“partner”). I dati personali raccolti durante l’accesso ai file sono memorizzati sui server del partner, il quale elaborerà i dati solo nella misura necessaria all’adempimento dei suoi obblighi seguendo le nostre istruzioni in merito a tali dati. Per garantire un trattamento conforme alle disposizioni sulla protezione dei dati, abbiamo stipulato un contratto con il nostro partner, che è il responsabile del trattamento.
Per motivi di sicurezza e per proteggere la trasmissione di contenuti riservati, come le richieste inviate dagli utenti a noi quali gestori dell’app di assistenza, l’app utilizza una crittografia SSL o TLS. Se la crittografia SSL o TLS è attivata, i dati trasmessi non potranno essere letti da terzi.
Memorizzazione dei dati di comunicazione e dei contenuti dell’app di assistenza
La comunicazione con i nostri tecnici è trattata in modo confidenziale. Una cronologia della sessione di comunicazione con
viene memorizzata sul nostro server a fini contabili e assegnata al rispettivo cliente. Vengono annotati inoltre il nome e il cognome del chiamante.
Se esistono riferimenti personali, il trattamento dei dati avviene principalmente a fini contabili per l’adempimento del contratto di assistenza; a questo proposito, il fondamento giuridico è l’art. 6 par. 1 lettera b) dell’RGPD. Inoltre, FROMM System ha un interesse legittimo alla conservazione dei dati relativi alla comunicazione e ai contenuti del servizio. Tale interesse concerne il miglioramento della qualità del servizio, la riduzione dello sforzo amministrativo e un migliore controllo della comunicazione con i tecnici dell’assistenza. A tal proposito il fondamento giuridico è l’art. 6 par. 1 lettera f) dell’RGPD.
Nessun tracciamento/profilazione dell’utente
L’app di assistenza non utilizza cookie o tecnologie simili per tracciare gli utenti, gestire pubblicità o creare profili utente.
Affinché l’app di assistenza funzioni correttamente, è necessario concedere l’accesso a determinate funzioni dello smartphone. All’utente verrà pertanto richiesto una volta all’inizio, oppure al momento dell’utilizzo della rispettiva funzione, di concedere l’autorizzazione di accesso:
Se si consente l’accesso a queste funzioni, l’app di assistenza accederà solo a tali dati e li trasferirà al nostro server solo nella misura necessaria a fornire il servizio desiderato. I dati saranno da noi trattati in modo confidenziale e cancellati nel momento in cui l’utente revocasse l’autorizzazione all’utilizzo o qualora non risultassero più necessari alla fornitura o alla fatturazione dei servizi e laddove non sussista alcun obbligo legale di conservarli.
Revoca delle autorizzazioni di accesso
È possibile revocare le autorizzazioni di accesso come segue:
Se si utilizza Android:
Se si utilizza iOS:
Quando si disinstalla l’app di assistenza, le autorizzazioni vengono inoltre cancellate automaticamente.
Quando si utilizza l’app di assistenza è possibile fornire volontariamente dati personali o trasferire tali dati a noi. Utilizzando i servizi e le funzioni descritte di seguito, l’utente acconsente al trattamento dei dati personali da parte nostra.
Trasmissione di audio e video
Se l’utente autorizza lo scatto di foto o la registrazione di video con lo smartphone e il loro trasferimento a noi, non possiamo escludere la possibilità che ci possano essere trasmessi video o foto dell’utente o di terzi interessati. In tal caso potrebbero essere rese note caratteristiche fisiche come altezza, colore dei capelli o aspetto fisico.
Preghiamo esplicitamente di notare che noi non richiediamo, né incoraggiamo esplicitamente la trasmissione di tali caratteristiche fisiche per rispondere alla richiesta di assistenza dell’utente (“dati non richiesti”). Se l’utente ci fornisce dati che includono le caratteristiche fisiche degli interessati, tale trasmissione è volontaria e non è motivata da parte nostra.
Utilizzando l’app di assistenza, possiamo registrare o valutare il contesto di vita dell’utente solo nella misura in cui l’utente stesso ci concede l’accesso a immagini e dati audio. Noi non utilizziamo tecnologie specifiche per integrare detto contesto con informazioni varie (“realtà aumentata”) e, in particolare, non effettuiamo il tracciamento degli utenti in base alla posizione o al dispositivo.
Funzione di chat e traduzione
Quando l’utente comunica con noi tramite la funzione chat, può far tradurre i messaggi in un’altra lingua sia come testo che come chat audio utilizzando un servizio di traduzione esterno dell’app di assistenza.
A tale scopo utilizziamo ad esempio Google Translate (gestito da Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublino 4, Irlanda (“Google”)). Per motivi di privacy, Google Translate è disabilitato di default, come indicato dal testo grigio “Seleziona lingua”. Solo cliccando sul testo “Seleziona lingua” il servizio si attiva e i dati vengono trasferiti a Google. A questo scopo l’indirizzo IP viene trasmesso ai server di Google. Non abbiamo alcun influsso sui dati che vengono raccolti e sulle relative procedure di elaborazione.
Attualmente utilizziamo inoltre i servizi di traduzione di DeepL GmbH, Maarweg 165, 50825 Colonia (Germania) e Yandex Oy, Moreenikatu 6, 04600 Mantsala, Finlandia.
I messaggi audio riprodotti vengono utilizzati solo per tradurre il messaggio e vengono memorizzati esclusivamente in forma testuale. Il trattamento dei dati viene effettuato esclusivamente per comunicare con il tecnico dell’assistenza, qualora la lingua dell’utente e del tecnico siano diverse. A tal proposito il fondamento giuridico è innanzitutto l’art. 6 par. 1 lettera b) dell’RGPD. Inoltre, FROMM System ha un interesse legittimo al trattamento dei dati relativi alla comunicazione via chat. Tale interesse concerne il miglioramento della produttività di tutti gli interessati, la riduzione dello sforzo amministrativo e un migliore controllo e comunicazione con i tecnici dell’assistenza. A tal proposito il fondamento giuridico è l’art. 6 par. 1 lettera f) dell’RGPD.
All’interno della nostra società hanno accesso ai dati personali solo le persone che ne hanno bisogno per le finalità dichiarate. I dati personali vengono trasmessi a terzi solo se ciò è necessario per gestire la richiesta, se sussiste un’altra autorizzazione legale o se disponiamo dell’esplicito consenso dell’utente.
Il trasferimento dei dati a un’altra società del Gruppo FROMM avrà luogo solo se necessario per elaborare la richiesta o in relazione alla gestione e fatturazione della richiesta di assistenza.
Inoltre, possono essere responsabili del trattamento anche destinatari (esterni), ovvero fornitori di servizi di cui ci avvaliamo per fornire a nostra volta dei servizi, ad esempio nei settori dell’infrastruttura tecnica e dello sviluppo e manutenzione dei nostri sistemi informatici. I fornitori di servizi esterni non hanno tuttavia accesso diretto ai dati di comunicazione e ai contenuti dell’app di assistenza.
I dati personali possono essere trattati nell’ambito di servizi di traduzione o, in alcuni casi, ovvero nel contesto della collaborazione con società nazionali del Gruppo FROMM, in un paese terzo. Prima di trasferire i dati a destinatari esterni in paesi terzi, ci assicuriamo che, mediante adeguate garanzie, ad esempio tramite certificazione ai sensi dello Scudo UE-USA per la privacy o delle clausole contrattuali standard dell’UE, il paese terzo preveda un livello adeguato di protezione dei dati.
I dati personali vengono conservati solo fino alla scadenza dello scopo per il quale sono stati raccolti; finché è necessario conservarli per fornire un servizio richiesto o per il quale l’utente ha dato il suo consenso oppure se non diversamente richiesto dalla legge, come nel caso dei termini per l’obbligo di conservazione di atti e documenti fiscali.
In qualità di interessati, gli utenti godono di numerosi diritti. In particolare:
Diritto di accesso: l’utente ha il diritto di ricevere informazioni sui dati personali memorizzati presso di noi.
Diritto di rettifica e cancellazione: l’utente può esigere la rettifica di dati errati e, se i requisiti di legge sono soddisfatti, la loro cancellazione.
Limitazione del trattamento: l’utente può esigere, se i requisiti di legge sono soddisfatti, la limitazione del trattamento dei suoi dati.
Portabilità dei dati: qualora l’utente ci abbia fornito i dati in base a un contratto o un consenso, ha il diritto, se i requisiti di legge sono soddisfatti, di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano o di chiederci di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento.
Opposizione al trattamento dei dati fondata sulla base giuridica “interesse legittimo”: l’utente ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati da parte nostra per motivi derivanti dalla sua particolare situazione, a condizione che ciò si basi sul fondamento giuridico del “legittimo interesse”. Se l’utente si avvale del diritto di opposizione, interromperemo il trattamento dei suoi dati, a meno che non possiamo dimostrare l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui diritti dell’utente.
Revoca del consenso: se l’utente ha concesso l’autorizzazione al trattamento dei dati, può revocarla in qualsiasi momento con effetto per il futuro. La liceità del trattamento dei dati fino alla revoca rimane inalterata.
Diritto di proporre reclamo presso l’autorità di controllo: l’utente ha il diritto di presentare reclamo presso l’autorità di controllo competente qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati violi la legge applicabile. A tal fine, può rivolgersi al garante per la protezione dei dati personali competente per la sua località di residenza o il suo Paese oppure alla nostra autorità locale.
Si applica la versione attuale della presente informativa sulla privacy.
Versione aggiornata a: luglio 2020